Procena

Polityka prywatności serwisu Procena

Wersja 3, obowiązuje od 6 listopada 2026 r.

1. Kto jest administratorem danych

Administratorem danych osobowych opisanych w tej polityce jest Ludovisko Krzysztof Kordelewski, al. Grunwaldzka 470, 80-309 Gdańsk, NIP 584-245-13-78 (dalej: my). Kontakt w sprawie danych osobowych: kontakt@procena.pl.

2. Czego dotyczy ta polityka

  1. Polityka dotyczy danych, o których celach i sposobach przetwarzania decydujemy sami. Są to dane Użytkowników Serwisu (osób logujących się), osób kontaktujących się z nami oraz osób reprezentujących naszych Klientów.
  2. Dane, które Klienci wprowadzają do Serwisu w ramach swojej działalności, przetwarzamy w imieniu Klienta. Należą do nich faktury, dane dostawców i ich pracowników, treść ofert z poczty, zamówienia i raporty sprzedaży. Administratorem tych danych jest Klient, a my działamy na podstawie Umowy powierzenia (Załącznik nr 1 do Regulaminu). W sprawie tych danych należy kontaktować się z Klientem.

3. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie

Dane Cel Podstawa prawna (RODO) Jak długo
Adres e-mail, rola w firmie, dostęp do lokali Założenie konta, logowanie kodem z e-maila, świadczenie usług art. 6 ust. 1 lit. b (umowa); w przypadku Użytkowników niebędących stroną umowy lit. f (prawnie uzasadniony interes: obsługa konta Klienta) Do usunięcia Użytkownika lub 30 dni po zakończeniu umowy
Dane rozliczeniowe Klienta (nazwa, NIP, adres) i historia płatności abonamentu Wystawianie faktur, księgowość art. 6 ust. 1 lit. c (obowiązki z przepisów podatkowych i rachunkowych) 5 lat od końca roku podatkowego
Rozmowy z Asystentem AI w okienku „Pomoc” (pytania, odpowiedzi, ekran, z którego padło pytanie) oraz wiadomości „Napisz do człowieka” Odpowiadanie na pytania o obsługę Serwisu, przekazanie sprawy zespołowi Proceny, kontrola kosztów i jakości odpowiedzi art. 6 ust. 1 lit. b (umowa) lub f (prawnie uzasadniony interes: pomoc Użytkownikom) Do 12 miesięcy od ostatniej wiadomości
Dane techniczne (adres IP, data i godzina logowania, informacje o przeglądarce) Bezpieczeństwo Serwisu, wykrywanie nadużyć, usuwanie błędów art. 6 ust. 1 lit. f (prawnie uzasadniony interes) Do 12 miesięcy
Treść korespondencji i reklamacji Odpowiedź na wiadomość, rozpatrzenie reklamacji art. 6 ust. 1 lit. b lub f Do zakończenia sprawy, potem do upływu przedawnienia roszczeń
Dane potrzebne do ustalenia lub obrony roszczeń Dochodzenie i obrona roszczeń art. 6 ust. 1 lit. f Do upływu przedawnienia roszczeń

Podanie adresu e-mail jest niezbędne do korzystania z Serwisu. Bez niego nie da się założyć konta ani zalogować.

4. Komu przekazujemy dane

Korzystamy z usług firm, które przetwarzają dane w naszym imieniu (podmioty przetwarzające):

Firma Do czego Gdzie
Supabase Inc. Baza danych, logowanie, przechowywanie plików Serwery we Frankfurcie (UE)
Vercel Inc. Serwery, na których działa Serwis Region Frankfurt (UE); firma z USA
Resend Wysyłanie e-maili (kody logowania, zamówienia do dostawców, wiadomości „Napisz do człowieka” do zespołu Proceny) USA
Anthropic PBC Sztuczna inteligencja: odczyt ofert dostawców, przypisywanie nazw produktów do katalogu, odpowiedzi Asystenta AI w okienku „Pomoc” USA
Stripe Payments Europe, Ltd. Płatności kartą za abonament (dane karty widzi tylko Stripe, my ich nie widzimy) Irlandia (UE); grupa Stripe z USA
Fakturownia (fakturownia.pl) Wystawianie faktur za abonament i wysyłka do KSeF Polska
SeoHost (seohost.pl) Domena i skrzynka e-mail kontakt@procena.pl Polska

Dane mogą też trafiać do organów publicznych, gdy wymagają tego przepisy. Serwis wysyła numer NIP do rejestrów GUS i Ministerstwa Finansów (wykaz podatników VAT), aby uzupełnić dane firmy. Wysyła też zapytania do KSeF w imieniu Klienta.

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy z naszych dostawców mają siedzibę w USA. Dane mogą być im udostępniane na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony (EU-US Data Privacy Framework), jeśli odbiorca jest nią objęty, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

6. Twoje prawa

Masz prawo do:

  • dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
  • sprostowania danych,
  • usunięcia danych,
  • ograniczenia przetwarzania,
  • przeniesienia danych,
  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
  • wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@procena.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub podobnie istotnie na Ciebie wpływały. Sztuczna inteligencja w Serwisie służy wyłącznie do odczytu cen i nazw produktów oraz do odpowiadania na pytania o obsługę Serwisu (Asystent AI).

7. Pliki cookies

  1. Serwis używa wyłącznie niezbędnych plików cookies:
    • sesja logowania, która utrzymuje Cię zalogowanym,
    • wybrany lokal (procena_lokal), który zapamiętuje, z którym lokalem pracujesz.
  2. Okienko „Pomoc” zapamiętuje bieżącą rozmowę z Asystentem w pamięci karty przeglądarki (sessionStorage). Rozmowa znika z przeglądarki po zamknięciu karty.
  3. Nie używamy cookies reklamowych ani analitycznych. Niezbędne cookies nie wymagają zgody, a ich wyłączenie w przeglądarce uniemożliwi logowanie.

8. Bezpieczeństwo

Dane przesyłane są szyfrowanym połączeniem (HTTPS). Każdy Klient widzi wyłącznie dane swojej firmy, a pracownicy tylko dane lokali, do których mają dostęp. Tokeny KSeF i hasła do skrzynek e-mail przechowujemy w zaszyfrowanym sejfie, niedostępnym dla Użytkowników.

9. Asystent AI w okienku „Pomoc”

  1. Na pytania w okienku „Pomoc” odpowiada sztuczna inteligencja (Anthropic), nie człowiek. Odpowiedzi mogą zawierać błędy.
  2. Treść rozmowy zapisujemy w bazie danych. Widzi ją tylko Użytkownik, który ją prowadził, oraz zespół Proceny. Rozmowę czytamy, gdy Użytkownik kliknie „Napisz do człowieka” (cała rozmowa trafia wtedy e-mailem na support@procena.pl), a także w celu kontroli jakości i nadużyć.
  3. Zanim wiadomość trafi do bazy i do sztucznej inteligencji, Serwis automatycznie usuwa z niej to, co wygląda na token, klucz albo hasło. Mimo to prosimy nie wpisywać w okienku haseł, tokenów ani danych osobowych innych osób.

10. Zmiany polityki

O zmianach tej polityki poinformujemy w Serwisie, a w przypadku istotnych zmian także e-mailem.