Procena

Regulamin serwisu Procena

Wersja 2, obowiązuje od 6 listopada 2026 r.

§ 1. Postanowienia ogólne

  1. Regulamin określa zasady korzystania z serwisu Procena dostępnego pod adresem procena.pl (dalej: Serwis).
  2. Serwis prowadzi Ludovisko Krzysztof Kordelewski, al. Grunwaldzka 470, 80-309 Gdańsk, NIP 584-245-13-78, e-mail: kontakt@procena.pl (dalej: Usługodawca).
  3. Regulamin jest regulaminem, o którym mowa w art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną.
  4. Integralną częścią Regulaminu jest Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych (Załącznik nr 1). Zasady przetwarzania danych osobowych przez Usługodawcę jako administratora opisuje Polityka prywatności.

§ 2. Definicje

  1. Klient to przedsiębiorca (osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, osoba prawna lub jednostka organizacyjna), który zawarł z Usługodawcą umowę o korzystanie z Serwisu w związku ze swoją działalnością gospodarczą, w szczególności gastronomiczną.
  2. Konto firmy to wydzielona część Serwisu przypisana Klientowi, obejmująca jego dane, lokale i Użytkowników.
  3. Użytkownik to osoba fizyczna, której Klient dał dostęp do Konta firmy (np. właściciel, manager, pracownik, księgowy).
  4. Tester to Klient, który założył Konto firmy w okresie testów Serwisu. Do końca okresu testów korzysta z Serwisu bezpłatnie, a potem z planu Pro w cenie 49 zł netto miesięcznie za lokal, przez cały czas trwania umowy.
  5. Cennik to aktualny cennik abonamentów opublikowany w Serwisie.

§ 3. Zakres usług

  1. Serwis umożliwia w szczególności:
    1. pobieranie faktur zakupowych Klienta z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) na podstawie tokenu wygenerowanego przez Klienta,
    2. odczytywanie ofert i cenników dostawców ze skrzynki e-mail wskazanej przez Klienta,
    3. zestawianie i porównywanie cen produktów u dostawców,
    4. przygotowywanie zamówień do dostawców i wysyłanie ich e-mailem albo przygotowanie treści do wysłania przez Użytkownika (np. przez WhatsApp),
    5. zestawienia sprzedaży na podstawie raportów wgrywanych przez Klienta.
  2. Do odczytywania ofert i przypisywania nazw produktów do katalogu Serwis wykorzystuje narzędzia sztucznej inteligencji. Wyniki mogą zawierać błędy. Klient powinien sprawdzić ceny i zamówienia przed podjęciem decyzji zakupowej.
  3. Usługodawca może rozwijać Serwis, dodając, zmieniając lub wycofując funkcje, o ile nie pozbawia to Klienta podstawowej funkcjonalności opłaconej usługi.

§ 4. Wymagania techniczne

  1. Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna przeglądarka internetowa (np. Chrome, Edge, Safari, Firefox) z włączoną obsługą plików cookies oraz aktywny adres e-mail.
  2. Do pobierania faktur z KSeF Klient potrzebuje tokenu KSeF z uprawnieniem do odczytu faktur. Do odczytu ofert potrzebny jest dostęp do skrzynki e-mail obsługującej protokół IMAP.

§ 5. Zawarcie umowy i Konto

  1. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta firmy i zaakceptowania Regulaminu wraz z Załącznikiem nr 1.
  2. Logowanie odbywa się kodem jednorazowym wysyłanym na adres e-mail Użytkownika.
  3. Klient zapewnia, że dane podane przy zakładaniu Konta (w tym NIP) są prawdziwe i że osoba zakładająca Konto jest uprawniona do działania w imieniu Klienta.
  4. Klient odpowiada za nadawanie i odbieranie dostępu Użytkownikom oraz za ich działania w Serwisie.
  5. Zabronione jest dostarczanie do Serwisu treści o charakterze bezprawnym, próby uzyskania dostępu do danych innych Klientów i działania zakłócające pracę Serwisu.

§ 6. Tokeny i dostępy Klienta

  1. Token KSeF i hasło do skrzynki e-mail Klient wprowadza samodzielnie w Serwisie. Usługodawca przechowuje je w postaci zaszyfrowanej i używa wyłącznie do świadczenia usług z § 3.
  2. Klient może w każdej chwili usunąć połączenie z KSeF lub skrzynką e-mail w ustawieniach Serwisu. Klient może też unieważnić token bezpośrednio w KSeF.
  3. Klient odpowiada za to, aby nadawane uprawnienia były zgodne z jego potrzebami i przepisami.

§ 7. Opłaty

  1. Korzystanie z Serwisu jest odpłatne zgodnie z Cennikiem. Ceny w Cenniku są cenami netto, do których doliczany jest podatek VAT.
  2. Abonament jest rozliczany miesięcznie i płatny z góry. Opłata to cena wybranego planu pomnożona przez liczbę lokali Klienta w Serwisie.
  3. Płatności przyjmuje operator płatności Stripe. Wybierając plan, Klient upoważnia Usługodawcę do automatycznego obciążania karty co miesiąc, aż do rezygnacji. Usługodawca nie przechowuje danych karty.
  4. Za każdy opłacony okres Usługodawca wystawia fakturę VAT, która trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i jest wysyłana Klientowi e-mailem.
  5. Jeśli płatność się nie uda, Usługodawca wysyła przypomnienia. Jeśli opłata nie zostanie uiszczona w ciągu 14 dni, Konto firmy przechodzi w tryb podglądu: Klient widzi swoje dane, ale nie może korzystać z nowych funkcji, w szczególności z importu faktur i wysyłania zamówień. Dane nie są usuwane.
  6. Zmiana Cennika obowiązuje od kolejnego okresu rozliczeniowego, jeśli Usługodawca poinformował o niej Klienta e-mailem co najmniej 30 dni wcześniej. Klient, który nie akceptuje nowego Cennika, może wypowiedzieć umowę przed jego wejściem w życie.
  7. Tester płaci za plan Pro 49 zł netto miesięcznie za lokal. Cena Testera nie zmienia się przy zmianach Cennika. O końcu okresu testów Usługodawca informuje Testera e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej.

§ 8. Dostępność i odpowiedzialność

  1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał nieprzerwanie, ale nie gwarantuje stałej dostępności. Przerwy techniczne będą w miarę możliwości zapowiadane.
  2. Serwis korzysta z systemów zewnętrznych (np. KSeF, rejestry GUS i Ministerstwa Finansów, skrzynki e-mail). Usługodawca nie odpowiada za ich niedostępność ani za poprawność danych, które z nich pochodzą.
  3. Serwis jest narzędziem pomocniczym. Decyzje zakupowe i zamówienia Klient podejmuje samodzielnie. Umowy sprzedaży zawierane są bezpośrednio między Klientem a dostawcą. Usługodawca nie jest ich stroną.
  4. Odpowiedzialność Usługodawcy wobec Klienta z tytułu umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej i do wysokości opłat uiszczonych przez Klienta w okresie 12 miesięcy przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
  5. Jeśli Klient jest osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą, a umowa nie ma dla niego charakteru zawodowego w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, stosuje się do niego przepisy chroniące konsumentów w zakresie, w jakim są bezwzględnie obowiązujące.

§ 9. Reklamacje

  1. Reklamacje można składać e-mailem na adres kontakt@procena.pl.
  2. Reklamacja powinna zawierać nazwę Klienta, adres e-mail Użytkownika i opis problemu.
  3. Usługodawca rozpatruje reklamację w ciągu 14 dni od jej otrzymania i odpowiada e-mailem.

§ 10. Rozwiązanie umowy i dane po rozwiązaniu

  1. Umowa jest zawarta na czas nieokreślony.
  2. Klient może wypowiedzieć umowę w każdej chwili, e-mailem lub w Serwisie (Ustawienia → Płatności). Wypowiedzenie jest skuteczne na koniec opłaconego okresu rozliczeniowego. Opłaty za rozpoczęty okres nie są zwracane.
  3. Usługodawca może wypowiedzieć umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia. Może też rozwiązać ją ze skutkiem natychmiastowym, jeśli Klient rażąco narusza Regulamin, w szczególności przez działania z § 5 ust. 5.
  4. Przez 30 dni od rozwiązania umowy Klient może pobrać swoje dane z Serwisu. Po tym terminie Usługodawca usuwa dane Konta firmy, z wyjątkiem danych, które musi przechowywać na podstawie przepisów (np. faktury wystawione Klientowi za Serwis).

§ 11. Zmiany Regulaminu i postanowienia końcowe

  1. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności przy zmianie przepisów, zakresu usług lub dostawców technicznych. O zmianie informuje e-mailem co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie. Klient, który nie akceptuje zmian, może wypowiedzieć umowę przed tym terminem.
  2. W sprawach nieuregulowanych stosuje się prawo polskie.
  3. Spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Usługodawcy, z zastrzeżeniem § 8 ust. 5.

Załącznik nr 1 do Regulaminu: Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych

Wersja 1, obowiązuje od 31 października 2026 r.

Umowa zostaje zawarta między Klientem (administratorem danych, dalej: Administrator) a Ludovisko Krzysztof Kordelewski, al. Grunwaldzka 470, 80-309 Gdańsk, NIP 584-245-13-78 (dalej: Procesor), w chwili akceptacji Regulaminu serwisu Procena. Umowa wykonuje art. 28 rozporządzenia (UE) 2016/679 (RODO).

§ 1. Przedmiot i czas

  1. Administrator powierza Procesorowi przetwarzanie danych osobowych wprowadzanych do Serwisu lub pobieranych do niego na polecenie Administratora, w zakresie i celu opisanym w § 2.
  2. Umowa obowiązuje przez czas trwania umowy o korzystanie z Serwisu oraz przez okres potrzebny do usunięcia danych zgodnie z § 8.

§ 2. Zakres, charakter i cel przetwarzania

  1. Cel: świadczenie usług Serwisu opisanych w Regulaminie, czyli pobieranie faktur, odczyt ofert, porównywanie cen, zamówienia u dostawców i zestawienia sprzedaży.
  2. Charakter: zbieranie (pobieranie z KSeF i skrzynki e-mail), przechowywanie, porządkowanie, analiza (w tym z użyciem sztucznej inteligencji), udostępnianie dostawcom w treści zamówień, usuwanie.
  3. Kategorie osób:
    • pracownicy i współpracownicy Administratora (Użytkownicy dodani przez Administratora),
    • dostawcy Administratora będący osobami fizycznymi (np. jednoosobowe działalności gospodarcze) oraz osoby kontaktowe u dostawców,
    • inne osoby, których dane znajdują się w fakturach, ofertach, korespondencji ze skrzynki e-mail lub raportach sprzedaży.
  4. Rodzaje danych: imię i nazwisko, nazwa firmy, NIP, adres, adres e-mail, numer telefonu, numery rachunków bankowych z faktur, treść faktur, ofert i wiadomości e-mail, dane transakcji sprzedaży.
  5. Procesor nie przetwarza celowo szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO). Administrator nie powinien ich wprowadzać do Serwisu.

§ 3. Obowiązki Procesora

Procesor:

  1. przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniem jest w szczególności korzystanie z funkcji Serwisu i jego ustawień. Jeśli polecenie narusza w ocenie Procesora przepisy, Procesor niezwłocznie informuje o tym Administratora;
  2. zapewnia, że osoby upoważnione do przetwarzania danych zobowiązały się do zachowania tajemnicy;
  3. stosuje środki bezpieczeństwa z art. 32 RODO, w szczególności: szyfrowanie połączeń, oddzielenie danych różnych Klientów na poziomie bazy danych, przechowywanie tokenów i haseł w zaszyfrowanym sejfie, ograniczenie dostępu do danych w zależności od roli Użytkownika;
  4. pomaga Administratorowi, w miarę możliwości, odpowiadać na żądania osób, których dane dotyczą, oraz wywiązywać się z obowiązków z art. 32-36 RODO;
  5. zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje potrzebne do oceny naruszenia;
  6. udostępnia Administratorowi informacje potrzebne do wykazania spełnienia obowiązków z tej umowy i umożliwia audyt. Audyt odbywa się po uprzedzeniu z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem, w godzinach pracy, na koszt Administratora i nie częściej niż raz w roku, chyba że nastąpiło naruszenie ochrony danych.

§ 4. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)

  1. Administrator udziela Procesorowi ogólnej zgody na korzystanie z usług dalszych podmiotów przetwarzających. Aktualna lista:
Podmiot Zakres Lokalizacja danych
Supabase Inc. Baza danych, przechowywanie plików, logowanie Frankfurt (UE)
Vercel Inc. Serwery aplikacji Frankfurt (UE)
Resend Wysyłka e-maili z zamówieniami USA
Anthropic PBC Odczyt ofert i nazw produktów przez sztuczną inteligencję USA
  1. O planowanej zmianie listy Procesor informuje Administratora e-mailem co najmniej 14 dni wcześniej. Administrator może w tym czasie zgłosić sprzeciw. Jeśli strony nie dojdą do porozumienia, Administrator może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na dzień zmiany.
  2. Procesor nakłada na dalszych przetwarzających obowiązki ochrony danych nie mniejsze niż w tej umowie i odpowiada za ich działania jak za własne.
  3. Przekazanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy odbywa się wyłącznie na podstawie mechanizmów z rozdziału V RODO, w szczególności decyzji o adekwatności (EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych.

§ 5. Obowiązki Administratora

  1. Administrator oświadcza, że ma podstawę prawną do przetwarzania powierzanych danych i do ich powierzenia, a osoby, których dane dotyczą, zostały poinformowane o przetwarzaniu zgodnie z art. 13 i 14 RODO.
  2. Administrator odpowiada za to, aby wprowadzane dane i udzielane dostępy (np. do KSeF lub skrzynki e-mail) były zgodne z przepisami.

§ 6. Odpowiedzialność

Odpowiedzialność stron określają przepisy RODO, a w pozostałym zakresie § 8 Regulaminu.

§ 7. Wynagrodzenie

Za wykonywanie tej umowy Procesorowi nie przysługuje odrębne wynagrodzenie. Jest ono zawarte w opłacie za Serwis.

§ 8. Zakończenie

  1. Po rozwiązaniu umowy o korzystanie z Serwisu Administrator może przez 30 dni pobrać swoje dane z Serwisu.
  2. Po upływie tego terminu Procesor usuwa powierzone dane, w tym ich kopie, chyba że prawo Unii lub prawo polskie nakazuje ich dalsze przechowywanie. Dane w kopiach zapasowych zostają usunięte w ramach zwykłego cyklu ich nadpisywania, nie później niż w ciągu 30 dni.
  3. Na żądanie Administratora Procesor potwierdza usunięcie danych e-mailem.