Podłączenie KSeF i pobieranie faktur

Po podłączeniu KSeF Procena sama pobiera Twoje faktury zakupowe: dostawców, produkty i ceny. Nic nie musisz przepisywać.

KSeF podłącza właściciel firmy (inni widzą komunikat „Połączenie z KSeF ustawia właściciel firmy”).

Krok 1. Wygeneruj token w KSeF

1. Zaloguj się do Aplikacji Podatnika KSeF (link na stronie ksef.podatki.gov.pl).
2. Wejdź w zakładkę Tokeny i kliknij Generuj token.
3. Nazwa: np. „Procena”. Zaznacz tylko „przeglądanie faktur” – nic więcej nie jest potrzebne.
4. Skopiuj token. KSeF pokaże go tylko raz.

Krok 2. Wklej token w Procenie

1. Ustawienia → KSeF.
2. W polu „Token KSeF” wklej token (Ctrl+V).
3. Kliknij „Połącz z KSeF”. Procena sprawdzi token w KSeF.
4. Gdy się uda, zobaczysz „● Połączono” i swój NIP.

Token jest zapisany zaszyfrowany. Po zapisaniu nikt – także Ty – nie zobaczy go w aplikacji. Nigdy nie wysyłaj tokenu mailem ani w czacie – wpisuj go tylko w tym polu.

Krok 3. Pobierz faktury

W sekcji „Pobieranie faktur” wybierz okres (1, 3, 6 albo 12 miesięcy) i kliknij „Pobierz faktury”.

• KSeF najpierw przygotowuje paczkę z fakturami, potem Procena zapisuje faktury, dostawców i pozycje.
• Możesz zostawić stronę otwartą. Jeśli ją zamkniesz, pobieranie wznowi się po powrocie.
• Komunikat „KSeF poprosił o przerwę” jest normalny – KSeF ma limity, Procena sama wznowi.
• Faktury, które już są w Procenie, nie dodadzą się drugi raz – ten sam okres możesz pobierać wielokrotnie.

Automatyczne pobieranie

Automatyczne pobieranie (co godzinę, 6:00–22:00) włączasz/wyłączasz przyciskiem w sekcji „Stan połączenia”. Automat zaczyna działać po pierwszym ręcznym pobraniu faktur. Pod spodem widać, kiedy ostatnio sprawdzał KSeF.

Nowe faktury pobierzesz też ręcznie na ekranie Faktury przyciskiem „Pobierz nowe z KSeF”.

Podmiana i odłączenie tokenu

• Nowy token (np. stary unieważniony): wklej go w „Nowy token KSeF (podmiana)” → „Podmień token”.
• „Odłącz KSeF” usuwa token z Proceny. Pobrane faktury zostają.
• Token możesz też w każdej chwili unieważnić w Aplikacji Podatnika – Procena straci wtedy dostęp (zobaczysz „● Błąd połączenia”).

Co Procena robi z fakturami

• Pomija wiersze „stan przed korektą” z faktur korygujących.
• Faktury zaliczkowe nie mają listy pozycji – nie dają cen produktów.
• Nazwy produktów z faktur AI przypisuje do Twojego katalogu (np. „Mleko UHT 3,2% 1L Łaciate” → mleko).