Skrzynka ofert – podłączenie
Skrzynka ofert to adres e-mail, na który dostawcy przysyłają oferty i cenniki. Procena odczytuje z nich produkty i ceny – z PDF-ów, Exceli, zdjęć i samej treści maila – zanim przyjdzie faktura.
Skrzynkę podłącza właściciel firmy.
Dlaczego osobny adres tylko na oferty?
Radzimy założyć nowy adres tylko na oferty, np. oferty@twojafirma.pl albo nowego Gmaila, i poprosić dostawców, żeby wysyłali tam cenniki. Dzięki temu:
- Twoja zwykła poczta zostaje prywatna – Procena nie widzi prywatnych maili,
- wszystkie cenniki są w jednym miejscu,
- AI nie czyta niepotrzebnych maili (np. reklam), więc oferty odczytują się szybciej.
Można podłączyć obecną skrzynkę, ale nie polecamy tego.
Jak podłączyć? (każda poczta)
- Ustawienia → Skrzynka ofert.
- Wpisz:
- Adres skrzynki,
- Serwer poczty przychodzącej (IMAP) i Port (zwykle 993),
- Hasło do skrzynki (przy Gmailu – hasło do aplikacji, patrz niżej).
- Kliknij „Sprawdź połączenie i zapisz”.
Najpierw sprawdzamy, czy da się zalogować, potem zapisujemy hasło zaszyfrowane. Po zapisaniu nikt – także Ty – nie zobaczy go w aplikacji. Procena tylko czyta maile: niczego nie usuwa ani nie wysyła.
Nigdy nie wpisuj hasła do poczty w czacie ani w mailu – tylko w tym formularzu.
Gmail krok po kroku
Gmail nie przyjmie Twojego zwykłego hasła – potrzebne jest hasło do aplikacji (16 liter od Google).
- Załóż nowe konto Google na oferty, np. oferty.twojafirma@gmail.com (accounts.google.com → Utwórz konto). Masz już osobnego Gmaila na oferty? Pomiń ten punkt.
- Na tym koncie włącz weryfikację dwuetapową: myaccount.google.com → Bezpieczeństwo → Weryfikacja dwuetapowa. Bez niej Google nie pozwoli utworzyć hasła do aplikacji.
- Wejdź na myaccount.google.com/apppasswords, wpisz nazwę „Procena” i kliknij Utwórz.
- Google pokaże 16 liter (w czterech grupach). Skopiuj je bez spacji.
- W Procenie: Ustawienia → Skrzynka ofert:
- Adres: Twój nowy Gmail,
- Serwer: imap.gmail.com,
- Port: 993,
- Hasło: te 16 liter.
- Kliknij „Sprawdź połączenie i zapisz”.
Zmienisz kiedyś hasło do konta Google? Hasła do aplikacji przestają wtedy działać – utwórz nowe i wpisz je w „Zmiana danych skrzynki”.
Adres we własnej domenie (np. oferty@twojafirma.pl)
- Załóż skrzynkę w panelu firmy, która obsługuje Twoją pocztę i stronę (hosting), albo poproś o to osobę, która się tym zajmuje.
- Z panelu hostingu albo z instrukcji hostingu spisz serwer poczty przychodzącej (IMAP) – zwykle coś w rodzaju mail.twojafirma.pl – i port (zwykle 993).
- Hasło – to samo, którym logujesz się do tej skrzynki.
- Wpisz to w Ustawienia → Skrzynka ofert i kliknij „Sprawdź połączenie i zapisz”.
Nie wiesz, jaki jest serwer? Zajrzyj do ustawień programu pocztowego (Outlook, Thunderbird, poczta w telefonie) w sekcji „poczta przychodząca” albo zapytaj firmę hostingową.
Onet, WP, Interia, Outlook i inne darmowe skrzynki
Darmowe skrzynki często nie pozwalają programom odczytywać poczty (IMAP jest wyłączony, trzeba go włączać w ustawieniach albo wymaga płatnej opcji). Dlatego na oferty polecamy nowego Gmaila – zakładasz go w kilka minut, patrz „Gmail krok po kroku”.
Chcesz mimo to użyć takiej skrzynki? Sprawdź w jej ustawieniach, czy dostęp IMAP jest włączony, i spisz stamtąd serwer i port. Jeśli połączenie się nie udaje – załóż Gmaila.
Co znaczy komunikat błędu?
| Komunikat | Co zrobić |
|---|---|
| „Skrzynka odrzuciła adres albo hasło” | Sprawdź literówki w adresie. Gmail: wpisz hasło do aplikacji (16 liter, bez spacji), nie zwykłe hasło. Inna poczta: sprawdź, czy hasło się nie zmieniło i czy IMAP jest włączony. |
| „Nie ma takiego serwera poczty” | Nazwa serwera IMAP ma błąd. Gmail: imap.gmail.com. Inna poczta: sprawdź nazwę w panelu hostingu. |
| „Serwer poczty nie odpowiada na tym porcie” | Wpisz port 993. Jeśli dalej nie działa – serwer może nie mieć włączonego IMAP; zapytaj hosting. |
| „Serwer poczty ma nieprawidłowy certyfikat” | Serwer jest wpisany w innej formie niż ta, na którą ma certyfikat. Spróbuj nazwy podanej przez hosting (czasem inna niż mail.twojafirma.pl). |
| „Nie udało się połączyć ze skrzynką” | Chwilowy problem. Spróbuj za kilka minut; jeśli się powtarza – „Napisz do człowieka”. |
Skrzynka działała, a teraz ma błąd? Najczęściej zmieniło się hasło – patrz „Zmiana hasła i odłączenie”.
Jak często Procena sprawdza skrzynkę?
Skrzynka sprawdza się sama co godzinę w ciągu dnia. Właściciel może też kliknąć „Sprawdź skrzynkę” na ekranie Oferty od dostawców.
Nowi nadawcy – dlaczego oferta nie pojawia się od razu?
Mail od adresu, z którego jeszcze nie było ofert, najpierw sprawdza zespół Proceny (ochrona przed spamem i podrobionymi adresami). Po zatwierdzeniu nadawca trafia na listę „Zaufani nadawcy”, a jego maile zostaną odczytane przy najbliższym sprawdzeniu skrzynki. Kolejne maile z tego adresu idą już automatycznie.
Na ekranie Oferty zobaczysz wtedy np. „Zespół Proceny zatwierdził nowych nadawców: 2 maile czekają na odczyt”.
Zaufani i ukryci nadawcy
- Zaufani nadawcy (Ustawienia → Skrzynka ofert) – oferty z tych adresów są czytane automatycznie. „Usuń” = kolejne maile znów pójdą do weryfikacji.
- Ukryci dostawcy – ich oferty nie są pokazywane, a nowe maile od nich nie są czytane przez AI. Dostawcę ukryjesz przyciskiem „Ukryj tego dostawcę” na karcie jego oferty. „Przywróć” – oferty wrócą, a maile z tego czasu zostaną odczytane przy następnym sprawdzeniu.
Zmiana hasła i odłączenie
- Zmieniłeś hasło do poczty? Wpisz nowe w „Zmiana danych skrzynki” → „Sprawdź i zapisz zmiany”.
- „Odłącz skrzynkę” usuwa hasło z Proceny i oferty odczytane z tej skrzynki. Maile w skrzynce zostają.